必须先有的材料
- 文号、标题、发文机关、成文日期
- 文种、密级、主题词、专题
- OCR 与四性检测结果
- 引用链、借阅人、到期、水印
- 拟稿主题与历史口径片段
2026 · 密集架暗绿 / 匣脊牛皮 / 密件铜锁
每份公文一匣
借阅要换牌
公文库把机关「发过、收过、再找不到」的电子公文建成可治理的资源库。按标准元数据入库，关键词、文种、责任者、时效被标引；借阅有权限与密级；写新稿时可召回本机关历史口径和上级来文。它不是又一个网盘。示例：市政府办公室 · 综合处，王文轩。库藏 284736 件，加工中 128，借阅 342，专题 47，待标引 89。×政办发〔2021〕23号《关于加强基层治理 推进乡村振兴的通知》，内部，农业农村局李若强因拟稿参考借出，到期 2024-12-20，水印开。上位依据中发〔2021〕1号，被〔2022〕8号、〔2023〕12号引用。召回匹配：责任分工相似度 0.95。×政发〔2023〕5号公开在库。×保发〔2024〕2号秘密在库。扫描件_批示_0815.tif OCR 需复核、四性异常。本页写清适用前提、工作方式和对岗位的价值。不做知识社区，不把检索做成聊天框。
入库加工专题绳借阅换牌
密级铜锁拟稿召回
闸 · 需求 / 适用前提
没有文号、元数据和密级，不能把附件坟场叫做库
工作台管入库加工、分类标引、专题库、检索图谱、借阅安全、拟稿召回。办结即死的 OA 附件不是库。
谁在用
- 文秘 / 档案员 — 入库、分类、借阅审批
- 拟稿人 — 检索、召回范文与口径
- 业务处室 — 营商、环保等专题
- 保密员 — 密级与导出控制
不管什么
- 网盘文件夹树
- 聊天框搜一切
- 把公文库做成知识社区
- 密件转发到工作群
架 · 如何工作
六闸：加工 → 标引 → 专题绳 → 图谱 → 借阅牌 → 召回灯
专题是一条绳把匣子串起。拟稿召回是把旧匣放到新稿灯下对照，只返回授权可见。
- 入库加工 — 2024收文_0342.pdf OCR 已完成、元数据待补录、四性待检。扫描件_批示_0815.tif 需复核、四性异常。
- 分类标引 — 〔2021〕23号主题词：基层治理、乡村振兴。发文_×政办发23号.doc 四性通过已入库。
- 专题库 — 乡村振兴 847 已订；营商环境 623 已订；生态环保 412 未订；保密管理 156 未订。
- 检索图谱 — 〔2021〕23号根据中发〔2021〕1号，被〔2022〕8号「根据×政办发〔2021〕23号」引用。
- 借阅 — 李若强农业农村局拟稿参考，水印开；张敏发改委专题研究〔2023〕5号，无水印。
- 拟稿召回 — 责任分工 0.95、考核机制 0.91、时限要求 0.88。已废止件不得当现行口径。
灯 · 召回闸
把〔2021〕23号责任分工的相似度推过 0.88，才能对照新稿
只返回授权可见。已废止的 ×政规〔2022〕1号不得召回当现行。秘密件另过铜锁。
相似不足 · 不得当口径
阈 0.88。样例历史句：县（市、区）政府主要负责人为第一责任人 · 0.95。
绳 · 专题
专题靠绳，不靠个人收藏夹；人走绳还在
营商、环保、乡村振兴各自一条绳。订阅是处室的，不是私人的。
- 乡村振兴专题 · 847 — 已订，绳色牛皮。
- 营商环境专题 · 623 — 已订，〔2023〕5号在这条绳上。
- 生态环保专题 · 412 — 未订。
- 保密管理专题 · 156 — 未订，密件仍要铜锁。
值 · 使用者价值
文号记错也能找，拟稿能对上五年前口径，密件有账
办结不再死在 OA。手写批示进 OCR 才进检索。借阅换牌，转发无账是违规。
文秘
128 件加工中、89 待标引。四性异常的扫描件不得假装已入库。
拟稿人
王文轩写新稿时召回〔2021〕23号口径，不重复请示上级。废止件灯灭。
保密员
342 件在借。秘密匣铜锁。导出要水印。工作群不是借阅账。
界 · 边界
标引要文秘确认；召回只返回授权可见；废止件不作现行
纠错预检针对文号、称谓、失效引用。不是聊天搜一切。
- 智能标引须文秘确认。
- 拟稿召回只返回授权可见。
- 已废止不得当现行口径。
- 密件借阅必须换牌与水印。
人 · 进出角色
王文轩管库，李若强借匣，张敏走专题绳
市政府办公室 · 综合处。库房三件事：加工、管理、服务。
| 角色 | 当班样例 | 闸 |
|---|---|---|
| 文秘 | 王文轩 · 综合处 | 入库 · 四性 |
| 拟稿 | 李若强 · 农业农村局 | 召回 · 借阅 |
| 处室 | 张敏 · 发改委 | 专题绳 |
| 保密 | ×保发〔2024〕2号 | 铜锁 · 水印 |